Viestintä on pelastusalalle strateginen voimavara ja lain velvoittama tehtävä: pelastustoimella on velvollisuus viestiä ja yleisöillä on oikeus saada tietoa ja olla vuorovaikutuksessa viranomaisen kanssa. Lisäksi toimiva, strategiaan perustuva viestintä tukee pelastusalaa sen tavoitteiden saavuttamisessa, käytännön työstä selviämisessä ja toimintaedellytysten vahvistamisessa.
Strategista tekemistä, viestintää tai kehittämistä ei kuitenkaan tapahdu ilman mittaamista ja arviointia. Vaikuttava viestintä vaatii selkeitä tavoitteita, niihin perustuvia toimivia mittareita, systemaattista tiedonkeruuta sekä dataan perustuvaa jatkuvaa kehittämistä. Viestinnän merkitys alan vaikuttavuuden lisäämisessä todentuu mittarien avulla. Vaikuttavuudesta on myös tärkeä viestiä aktiivisesti.
Pelastustoimen vaikuttavuus -hanke kutsui pelastusalan ja verkostojen asiantuntijoita 12.9. Helsinkiin keskustelemaan viestinnän roolista pelastusalan strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Samalla pohdittiin alan viestinnän mittaamisen nykytilaa ja kehitystarpeita. Tulevaisuusorientoituneessa työpajassa visioitiin tulevia asiakastarpeita, mittaamismenetelmiä sekä arviointidatan tehokkaaseen hyödyntämiseen vaadittavaa osaamista.
Viestintä tukee strategiaa ja lisää vaikuttavuutta
Viestinnän merkitys organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamisessa on kiistaton. Pelastusalalla viestintä ulottuu kaikkeen toimintaan ja jokaisen työhön: se on saumaton osa niin onnettomuuksien ehkäisyä, pelastustoimintaa, varautumista kuin väestönsuojelua. Lisäksi se tukee muun muassa muutosten läpi viemistä, toimintaedellytysten turvaamista ja luottamuksen rakentamista.
Tämän päivän viestintä- ja turvallisuusympäristössä viestintä määritellään organisaation strategiseksi toiminnoksi. Valtionhallinnon viestintäsuosituksen (VNK 2023) mukaan ”viestintä on organisaation strategista toimintaa, jonka pitää olla päätöksenteon ytimessä, kuten edustettuna johtoryhmässä ja osa strategista johtamista.” Viestinnän strateginen funktio organisaation arvonluojana nousee esiin myös Orpon hallitusohjelmassa (VNK 2023).
Viestinnän potentiaali pelastusalan vaikuttavuuden vahvistamisessa menetetäänkin, jos se nähdään tukitoiminnoksi ilman roolia tärkeissä päätöspöydissä. Pelastusalallakin viestintä on yleensä käytännön toimenpiteitä ja työtä organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Ideaalitilanteessa sitä kuitenkin johdetaan ja toteutetaan strategisesti, suunnitelmallisesti, johdonmukaisesti ja tavoitteita tukien.
Viestintä on pelastusalalla suorituskyky, jota tulee mitata, arvioida ja kehittää systemaattisesti
Tehokas viestintä on pelastusalalle yksi tärkeimmistä kyvykkyyksistä: onnistuessaan se tukee erilaisissa tilanteissa ja voi jopa muuttaa maailmaa alan tavoitteiden mukaisesti. Arvoa voidaan luoda paitsi julkilausuttuja tavoitteita tukevan alan strategisen viestinnän, myös lakisääteisen viestinnän avulla: avoin viestintä päätöksenteosta ja toiminnasta voi auttaa esimerkiksi maineenhallinnassa, resurssien varmistamisessa tai työnantajakuvan parantamisessa. Toimiva viestintä ei kuitenkaan synny sattumalta: kun viestinnän vaikutuksia ja vaikuttavuutta mitataan suhteessa tavoitteisiin, voidaan viestinnän merkitystä perustella ja viestintää suunnata ja kehittää koko ajan paremmaksi.
Tavoitteissa kannattaa lähteä liikkeelle valtakunnallisista pelastustoimen strategisista tavoitteista (SM 2023) ja niihin nojaavista pelastustoimen viestinnän linjauksista (SM 2023). Dataa ja mahdollisia mittareita on valtavasti, joten on tärkeä löytää sellainen tietopohja ja mittarit, joiden avulla saadaan tietoa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisesta. Pelastusalan organisaatioissa viestinnän onnistumisen mittareina voisivat olla esimerkiksi henkilöstö- ja asiakaskyselyt, mainebarometrit, some-reaktiot ja verkkosivujen kävijämäärät, mediaosumat tai erilaiset tutkimukset ja selvitykset.
Mittareiden valinnassa palataan siis lopulta strategiaan, siinä asetettuihin tavoitteisiin sekä viestinnän tärkeimpiin kohde- ja sidosryhmiin. Organisaation viestinnän onnistumisen lisäksi on tärkeä seurata viestintäympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia. Tällöin voidaan havaita esimerkiksi sellaisia, kohderyhmiämme koskevia keskusteluttavia teemoja, joista emme ehkä ole itse vielä ymmärtäneet mutta joista voisi olla tarpeen viestiä.
Mittaamisen kohde tulee valita niin, että saatua dataa voi hyödyntää asioiden tekemisessä paremmin kuin ennen. Tavoiteltujen vaikutusten saavuttamisen lisäksi on tarpeen tarkastella myös mahdollisia ei-toivottuja vaikutuksia. Viestinnän arvoa punnittaessa voi esimerkiksi kriisitilanteissa pohtia myös, mitä olisi mahtanut tapahtua, jos ei olisi viestitty ollenkaan.
Mittaaminen auttaa kehittymään – mutta vaatii aikaa, rahaa, tekijöitä ja sitoutumista
Vaikka viestinnän mittaaminen on tärkeää, sitä ei tulisi tehdä vain mittaamisen vuoksi. Kun viestinnän mittareiden tuottamaa dataa peilataan asetettuihin tavoitteisiin, voidaan tehdä johtopäätöksiä ja suunnata toimintaa sen mukaisesti yhä vaikuttavammaksi. Datan ja mittaamisen tulee muuttua toiminnaksi.
Myös mittareita on tarpeen arvioida säännöllisesti. Mittaammeko vaikuttavuuden kannalta olennaisia asioita? Ovatko mittarit ja data luotettavia? Onko mittareita helppo käyttää arjessa?
Viestinnän mittaaminen vaatii myös resursseja sekä sitoutumista niin datan keräämiseen kuin hyödyntämiseen kaikilla organisaatiotasoilla. Parhaimmillaan mittaaminen ja arviointi ovat pelastusalallakin osa päivittäistä työtä. Selkeiden sovittujen tavoitteiden ja mittareiden lisäksi tämä edellyttää, että datankeruun ja vaikuttavuustyön hyödyllisyys tehdään näkyväksi, sekin viestinnällä.
Tulevaisuudessa paitsi viestintä, myös sen mittaaminen haastaa meitä yhä enemmän. Data lisääntyy teknologian ja viestintäympäristön kehittyessä, mutta samalla sen hallinnasta tulee haastavampaa. Muutosten keskellä tarve dynaamiselle ja tulevaan suuntaavalle analyysille korostuu. Päivittyvä viestinnän tilannekuva vaatii jatkuvaa arviointia – ja ketterää reagointia tulosten mukaan.
Pelastusalan viestintää mitataan ja kehitetään jo nyt, mutta mahdollisuuksia olisi enempäänkin
Pelastustoimen vaikuttavuus -hankkeen viestinnän mittaamisen työpajassa oltiin yhtä mieltä siitä, että pelastusalan viestinnän mittaamiseen tarvitaan valtakunnallista koordinaatiota ja yhteisiä mittareita. Ongelmaksi koettiin organisaatioiden keskittyminen vain oman toimintansa seurantaan ilman valtakunnallista viestinnän tilannekuvaa. Olisiko sisäministeriön koordinoimassa pelastusalan viestintäverkostossa mahdollista määritellä muutamia yhteisiä viestinnän mittareita, joiden avulla viestintää voisi systemaattisesti seurata, analysoida ja verrata valtakunnallisesti? Esiin nousi myös kysymys, että vaikka asioista keskustellaan verkostoissa, tavoittaako ja kiinnostaako viestinnän vaikuttavuustieto lopulta tarpeeksi esimerkiksi organisaatioiden ja yhteistyökumppanien avainhenkilöitä.
Tietoa toiminnasta ja viestinnästä kerätään pelastusalalla jo runsaasti eri järjestelmiin, joten toiveena nousi esiin myös esimerkiksi Pelastustoimen resurssi- ja onnettomuustilasto Pronton tehokkaampi hyödyntäminen. Hyvinvointialueiden viestinnän kyselyjen rinnalle toivottiin pelastusalalle omiakin kyselyjä. Pohdintoja herätti myös rahoitusmallin kannustavuus: miten löytäisimme turvallisuusviestintään sellaisia vaikuttavuusmittareita, jotka kannustaisivat aidosti onnettomuuksien ehkäisytyön vahvistamiseen?
Toimiviksi pelastusalan viestinnän mittareiksi tunnistettiin media- ja someseuranta sekä henkilöstökyselyt. Hyvinvointialueiden tiedonkeruumallit ja osaaminen nähtiin myös mahdollisuuksiksi tehostaa pelastusalan viestinnän mittaamista. Tekoälyä kohtaan asetettiin paljon odotuksia. Lopulta vahva pelastusalan sisäinen ja ulkoinen yhteistyö nähtiin avaimiksi myös viestinnän mittaamisessa ja kehittämisessä.
Aino Harinen
Tutkija
Pelastustoimen vaikuttavuus -hanke
Pelastusopisto ja sisäministeriö toteuttavat Pelastustoimen palveluiden vaikuttavuuden mittaaminen osana hyvinvointialueita -esiselvityshankkeen 1.5.2024–28.2.2025. Hankkeessa kartoitetaan pelastustoimen palveluiden vaikuttavuuden mittaamisen nykytila ja tehdään suunnitelma sen kehittämiseksi. Nykytilaa kartoitetaan pelastuslaitoksille suunnatulla kyselyllä sekä avoimissa työpajoissa ja verkkopohjaisessa Delfoi-paneelissa. Yhteistä ymmärrystä vaikuttavuudesta ja sen mittaamisen merkityksestä vahvistetaan sekä näkemyksiä mittaamisen kehittämistarpeista kerätään hankkeen kohtaamisissa. Hanke kutsuukin kaikki teemasta kiinnostuneet mukaan keskustelemaan ja kehittämään pelastusalan palveluiden vaikuttavuuden mittaamista. Hankkeen päättävä avoin verkkopaneeli järjestetään 18.11.–20.12.2024, lisätietoja ja osallistumisohjeet löytyvät hankkeen verkkosivulta.
